Um E-Mail versenden oder empfangen zu können, werden zwei Softwarebausteine benötigt. Die Benutzersoftware, die die Oberfläche bereitstellt, um E-Mails erstellen und lesen zu können und die Mail Transfer Software, die den Transport der E-Mail übernimmt.

Für den Transport von E-Mail wird seit 1982 das SMTP-Protokoll (Simple Mail Transfer Protocol) verwendet. Dieses Protokoll schickt die zu sendende E-Mail zum nächsten E-Mail-Server. Falls nach mehreren Versuchen die Zustellung nicht erfolgreich war, wird dem Absender mitgeteilt, dass die Zustellung der E-Mail nicht möglich war. SMTP erfordert somit eine ständige Empfangsbereitschaft der E-Mail-Benutzer.

Heutige Internetnutzer sind meistens nicht permanent im Netz. Daher wurden neuere Protokolle (POP3, IMAP) entwickelt, die keine ständige Empfangsbereitschaft voraussetzen. POP3 (Post Office Protocol) und IMAP (Internet Message Access Protocol) erlauben das Abholen der E-Mails von bestimmten Rechnern, den Mail-Servern. Der Mail-Server übernimmt hierbei die Aufgabe eines Postamtes mit Postfächern. Der Client ist dann in der Lage, mittels POP3 oder IMAP die E-Mail vom Mail-Server abzuholen.

##### Abbildung 1: Grundprinzip von E-Mail

Der Unterschied beider Protokolle liegt zum einen in der Art und Weise, wie sie die E-Mail abholen, zum anderen kennt IMAP die verschlüsselte Passwort-Abfrage. POP3 Nachrichten und Passwörter werden im Klartext zwischen den Rechnern hin und her geschickt und können nur mit Zusatzprogrammen verschlüsselt werden.

POP3: Nach dem Verbindungsaufbau werden die Nachrichten vom Server auf den Client heruntergeladen und anschließend auf dem Server gelöscht. Vorteil: Nach dem Herunterladen kann offline weiter gearbeitet werden.

Passwörter werden im Klartext (lesbar) verschickt.

IMAP: Es werden zunächst nur die Kopfzeilen heruntergeladen. Die eigentliche Nachricht wird als Kopie erst dann heruntergeladen, wenn Sie zum Lesen ausgewählt wurde. Das Original bleibt auf dem Server gespeichert. Vorteil: Wenn von verschiedenen Rechnern aus auf das Postfach zugegriffen werden soll, sind immer alle Nachrichten sichtbar. Nachteil: Es kann nicht oder nur unter Einschränkungen offline gearbeitet werden.

Passwörter können verschlüsselt (nicht lesbar) versendet werden.

Ein weiterer Nachteil des SMTP-Protokolls ist, dass dieses Protokoll nur Texte im ASCII-Code (7-Bit-Code mit 128 Zeichen, davon 96 darstellbar), d.h. ohne Umlaute und Sonderzeichen, übertragen kann. Um dennoch Sonderzeichen, Grafiken, Sprache und andere binäre Dateien (z.B. Word- und Excel-Dokumente) übertragen zu können, ist es erforderlich, dass vor dem eigentlichen Versenden eine Konvertierung der Datei in ASCII-Code stattfindet. In den letzten Jahren hat sich die Konvertierung nach dem MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) Standard durchgesetzt. Hier ist die Übersetzung von binären Dateien in ASCII-Text in das E-Mail-Programm integriert und wird beim Verschicken bzw. Empfangen einer Nachricht automatisch durchgeführt. Voraussetzung ist aber auch hier, dass sowohl Absender als auch Empfänger mit einem E-Mail-Programm arbeiten, das den MIME-Standard unterstützt.

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